Derzeit wird der gesamte Sitzungsdienst in der Stadtverwaltung Brandis ohne entsprechendes Fachverfahren durchgeführt. Zur Erstellung von Dokumenten kommen die typischen Office-Anwendungen zum Einsatz. Die Vervielfältigung und Verteilung der erzeugten Dokumente (Sitzungsunterlagen etc.) erfolgt vollständig papiergebunden.

Der Erstellungsprozess für die genannten Unterlagen ist von typischen Fehlern einer nicht optimierten Tätigkeit geprägt, die zudem hohe zeitliche Kapazitäten bindet. Die Erstellung von Ausdrucken bzw. Kopien für alle Beteiligten (Mandatsträger, Verwaltung, ggf. weitere) für alle betroffenen Sitzungen (Stadtrat, Ausschüsse) bedeutet einen hohen Materialverbrauch.

Vordringliches Ziel des Teilprojekts ist die Umstellung des papiergebundenen Sitzungsdienstes auf ein digitales Verfahren. Dabei sollen die bisherigen (fachlichen) Informationen übernommen und weiterhin im gewohnten Umfang bereitgestellt werden. Eine Übernahme der Altdaten in das System ist nicht Ziel dieses Teilprojekts. Weiterhin gehört die Einbindung in den Internetauftritt der Stadt Brandis zum Teilprojekt.

 

Das Teilprojekt gliedert sich in folgende Projektphasen:

Phase 1: Grundlagen und Vorbereitung

  • Organisationsgespräch mit Software-Anbieter
  • Klärung der Hardware-Anforderungen, Vorbereitung der Hardware

Phase 2: Prozessmanagement

  • Aufnahme, Analyse und Optimierung von 4 Geschäftsprozessen
  • Überarbeitung von im Sitzungsdienst verwendeten Dokumentenvorlagen

Phase 3: Umsetzung

  • Installation der RIS-Software
  • Stammdateneinrichtung
  • Implementierung der Dokumentvorlagen
  • Schulung im Sitzungsdienstprogramm für die Mitarbeiter
  • Vorstellung des RIS im Stadtrat
  • Anpassung der Schnittstellen und App-Installation
  • Testweise Internetveröffentlichung

Phase 4: Tablet-Einsatz

  • Prüfung des Einsatzes von Tablet-Computern (inkl. Finanzierungsprüfung durch das SMJus)
  • Herbeiführen einer Entscheidung über Grundsatz des Einsatzes von Tablet-Computern
  • ggf. Umsetzung der notwendigen Schritte in einer ergänzenden Teilprojektskizze
  • Phase 5: DMS-Anbindung
  • Klärung der Möglichkeiten der DMS-Anbindung
  • Realisierung der Anbindung an das Dokumenten-Management-System der Stadtverwaltung Brandis